初めてのオフィス移転担当者必見！失敗事例から学ぶトラブルと回避策

オフィス移転・引越し

名古屋市内で事業が拡大し、いよいよ新しい拠点へ。オフィス移転は会社にとって喜ばしいイベントですが、担当を任された方にとってはプレッシャーも大きいものです。家庭の引越しとは異なり、オフィス移転には特有の手続きや専門的な作業が数多く存在します。

特に愛知県内のビジネス街では、ビルの管理ルールが厳格なことも多く、事前のリサーチ不足が原因で思わぬトラブルに発展するケースが少なくありません。良かれと思って進めていた準備が、当日になって裏目に出てしまうこともあります。

本記事では、初めてオフィス移転を担当する方が直面しやすい失敗事例を紹介しながら、トラブルを未然に防ぐための回避策について分かりやすく解説します。

作業スケジュール管理のミス

オフィス移転において最も多い失敗の一つが、スケジュールの見通しの甘さです。特に「不用品回収」や「解約手続き」のタイミングを誤ると、コスト面で大きな損失を招くことがあります。

よくある事例として、現オフィスの解約予告期間を確認しておらず、新旧両方のオフィスの賃料を数ヶ月分二重に支払うことになったケースがあります。また、移転当日に不用品が片付いていないと、引越し業者の作業スペースが確保できず、作業時間が大幅に延びてしまいます。延滞料金が発生したり、最悪の場合は翌日の通常業務に支障が出たりすることもあります。

費用については、オフィスの規模によりますが、スケジュールの遅延によって発生する追加の人件費やトラックの待機料金は、数万円から十万円単位のレンジで加算されることが一般的です。

スケジュール管理で失敗しやすいポイント

• 現オフィスの解約予告（一般的に3ヶ月〜6ヶ月前）の出し忘れ
• 不用品回収の見積もりを直前に行い、業者の予約が取れない
• 電話やインターネットの移転工事の手配が遅れ、開通が移転に間に合わない
• 社員への荷造り指示が遅れ、当日の朝になっても梱包が終わっていない
• 官公庁への住所変更届など、移転後の事務手続きの失念

養生・重量物・LAN配線の落とし穴

作業当日に現場で発生するトラブルも、担当者を悩ませる要因です。名古屋中心部のオフィスビルなどでは、搬入・搬出時の「養生（保護）」に関する規定が非常に細かく定められている場合があります。

例えば、ビルの管理会社から「壁一面を指定のボードで保護すること」と指示されていたのに、業者が用意した資材が不十分で、作業開始を止められてしまう事例があります。また、大型の金庫や複合機といった「重量物」の存在を伝え忘れると、当日のスタッフや資材では対応できず、別途特殊な運搬費用が発生することもあります。

さらに、LAN配線の計画ミスも深刻です。新しいオフィスのデスク配置が決まっていても、床下の配線口と合っていなければ、コードが通路に露出してしまいます。これを直すために後日追加で配線工事を行うと、数万円から数十万円といったレンジで余分なコストがかかってしまいます。

不用品回収に関しても、当日になって「これも捨てたい」と荷物を増やすと、トラックに載りきらず、後日改めて回収を依頼することになり、往復の運搬費が余分にかかるリスクがあります。

回避策（事前確認と業者選定）

これらのトラブルを回避するためには、何よりも「現地調査（下見）」と「早めの情報共有」が重要です。見積もりをメールや電話だけで済ませようとするのではなく、必ず業者に現場を見てもらうようにしましょう。

愛知県内のビル事情に詳しい業者であれば、下見の際に「このエレベーターなら養生はこの程度必要」「この什器は解体が必要」といったアドバイスをその場でくれます。不用品回収についても、処分するものと持っていくものを明確に仕分け、事前に正確な分量を把握しておくことで、当日の追加料金を防げます。不用品回収の費用は、量や品目によって数万円から、什器が多い場合は数十万円程度のレンジで変動しますが、事前の確定が予算管理の鍵となります。

また、業者を選定する際は、引越し作業だけでなく、不用品回収やLAN配線、什器の解体・組立までをワンストップで相談できるパートナーを選ぶのが理想的です。窓口が一つになることで、スケジュールの齟齬（そご）がなくなり、担当者の負担を大幅に軽減できます。

業者を比較する際は、金額の安さだけでなく、担当者のレスポンスの速さや、提示された見積書に養生費や廃棄物処理費が細かく記載されているかを確認しましょう。不明瞭な「一式」表記が多い業者は、当日になって追加費用を請求される可能性があるため注意が必要です。

まとめ

オフィス移転は、事前の段取りが成功の8割を決めると言っても過言ではありません。今回紹介したような失敗事例は、決して珍しいことではありませんが、信頼できる業者と密に連携し、余裕を持ったスケジュールを組むことで十分に回避可能です。

名古屋での移転をスムーズに進めるためには、地域の特性やビルのルールを理解したプロの視点を取り入れることが近道です。不用品回収を含めた全体予算を早めに確定させ、社員一人ひとりが安心して新しい環境へ移行できるよう準備を進めていきましょう。

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