オフィス移転前に必ずやるべき原状回復の確認事項とは？

オフィス移転・引越し

名古屋でオフィス移転を計画する際、新しいオフィスのレイアウトや引越し作業に意識が向きがちですが、忘れてはならないのが現在入居しているオフィスの「原状回復」です。原状回復とは、賃貸借契約が終了する際に入居時の状態にオフィスを戻して返却することを指します。

一般的な住宅の引越しと異なり、オフィス引越しにおける原状回復は範囲が広く、専門的な工事が必要になるケースがほとんどです。退去の間際になって慌てて手配をすると、工期が間に合わなかったり、予想外の出費につながったりすることもあります。

愛知県内のビジネスビルでも、管理会社やオーナーによって原状回復のルールは千差万別です。退去をスムーズに進め、コストを適切に管理するために、担当者が押さえておくべき確認事項をまとめました。

原状回復の基本と責任範囲の理解

オフィス移転における原状回復は、契約書の内容がすべてといっても過言ではありません。居住用物件の場合は「経年劣化」や「通常消耗」については借主が負担しないケースが多いですが、事業用のオフィス契約では、たとえ自然に古くなった部分であっても、入居時の状態にまで戻す「100%原状回復」が求められることが一般的です。

具体的な作業内容としては、床のタイルの貼り替え、壁紙の張り替え、天井の塗装、照明器具の交換、さらには入居時に追加した間仕切り（パーティション）や配線の撤去などが含まれます。特に名古屋中心部の大型ビルなどでは、指定の工事業者が決まっていることも多く、自社で安い業者を連れてくることができない場合もあるため注意が必要です。

費用面では、オフィスのグレードや広さによって大きく異なりますが、坪単価で3万円から8万円程度のレンジ、あるいは大規模な内装を施している場合は10万円を超えるレンジになることもあります。

原状回復に含まれる主な作業項目

• パーティションや造作壁の撤去
• 床（カーペットタイル等）の補修・貼り替え
• 壁面・天井の塗装またはクロスの張り替え
• 配線（電源・LAN・電話）の撤去および整理
• ブラインドや照明器具のクリーニングまたは交換

原状回復でトラブルになりやすいポイント

原状回復で最もトラブルになりやすいのが「どこまで戻すか」という範囲の認識相違です。例えば、入居前からあった汚れや傷についても補修を求められるケースや、造作した設備を残していきたい借主と、すべて撤去してほしい貸主との間で意見が食い違うことがあります。

また、不用品回収のタイミングも重要です。オフィス家具や備品が残っている状態では原状回復工事が始められません。引越し作業と並行して、デスクやチェア、棚などの不用品をいつまでに、どの業者が搬出するのかを明確にしておかないと、工事の着工が遅れ、結果として退去日が延びてしまい、余分な賃料が発生するリスクがあります。

さらに、工事のスケジュール管理も落とし穴です。名古屋のオフィス街では、騒音が出る作業は夜間や休日に限定されることが多いため、実質の作業可能日数が限られます。見積もりを取った段階で、工期が退去期限内に収まっているかを必ず確認しましょう。

スムーズに進めるための計画と業者選定

原状回復をスムーズに進めるためには、移転の半年前、遅くとも解約予告を出すタイミングで管理会社と打ち合わせを開始するのが理想的です。まずは契約書を読み込み、指定業者の有無や、原状回復の具体的な仕様を確認します。

業者選定においては、オフィス移転の引越し作業と、不用品回収、そして可能であれば原状回復工事までを一貫して相談できるパートナーを見つけると、窓口が一本化されて管理が楽になります。愛知エリアの事情に詳しい業者であれば、地域のビル管理会社とのやり取りにも慣れているため、工事の調整が円滑に進む可能性が高いです。

見積もりを比較する際は、単に総額を見るだけでなく、「廃棄物処理費用」が適正に含まれているかを確認してください。オフィスから出るゴミは産業廃棄物として適切に処理する義務があります。格安すぎる見積もりの中には、こうした適正処理のコストが抜けている場合もあるため、信頼できる業者を選ぶことが重要です。

工事費用については、数社から相見積もりを取ることで、概ね数万円から数十万円単位での調整が可能になる場合もあります。ただし、ビルの指定業者がある場合は、金額の交渉材料として相見積もりを活用する形になります。

まとめ

オフィス移転を完了させるためには、新オフィスへの引っ越しだけでなく、旧オフィスの原状回復を完璧に終わらせる必要があります。原状回復の範囲やルールを早めに把握し、不用品回収を含めた全体計画を立てることが、余計なコストやトラブルを避ける唯一の方法です。

名古屋周辺で移転を検討されている企業様は、移転先の準備と並行して、現在のオフィスの契約内容を今一度チェックしてみてください。早めの準備が、最終的な移転費用の節約にも繋がります。

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