情報漏洩を防ぐ！機密情報（PC・書類）の安全な廃棄手順と証明書発行

不用品回収・買取

名古屋や愛知県内でオフィス移転を行う際、最も神経を使う作業の一つが、機密情報の取り扱いです。長年の業務で蓄積された顧客データ入りのPCや、重要な契約書が綴じられた書類など、移転を機に処分すべき不用品には、決して外部に漏れてはならない情報が詰まっています。

引越し作業の忙しさに紛れて、こうした機密情報を不適切な方法で不用品回収に出してしまうと、取り返しのつかない事態を招きかねません。企業の社会的信用を守るためには、物理的な運搬だけでなく、データの「完全な消去」と、そのプロセスを証明する仕組みを整えることが不可欠です。

本記事では、オフィス移転時に機密情報を安全に廃棄するための具体的な手順や、業者が発行する証明書の重要性について解説します。

情報漏洩が発生しやすい主な状況

• 初期化のみでデータ消去が不十分なPCの売却・廃棄
• 裁断せずにそのまま不用品回収に出された機密書類
• 廃棄予定のPCやHDDを、鍵のかからない共有スペースに一時保管する
• 廃棄物処理ルートが不透明な格安業者への依頼
• 従業員が個人情報の含まれるメモや名簿を誤ってゴミ箱へ捨てる

PC・書類の廃棄で情報漏洩が起こる典型例

オフィス移転の現場では、不用品の仕分け中に情報漏洩のリスクが潜んでいます。よくある失敗例は、PCを工場出荷時の状態に戻す「初期化」だけで安心し、不用品回収に出してしまうことです。初期化しただけでは、専用の復元ソフトを使えばデータが簡単に読み出せてしまう場合があるため、非常に危険です。

また、紙の書類についてもトラブルは起こります。シュレッダーにかけるのが面倒だからと、クリップやバインダーがついたままの書類を一般ゴミとして捨てたり、施錠できない場所に一時置きしたりすることで、第三者の目に触れる可能性が高まります。名古屋のビジネス街でも、ゴミ置き場から重要書類が散乱し、ニュースになる事例は後を絶ちません。

機密情報が含まれる物品の処分には、通常の不用品回収費用とは別に、データ消去や溶解処理の費用がかかります。費用感としては、PC1台あたり3,000円から10,000円程度のレンジ、書類であればダンボール1箱あたり1,500円から3,500円程度のレンジで設定されているのが一般的です。

安全に廃棄するための手順（完全消去・破砕など）

情報を確実に消去するためには、物理的、あるいは論理的な破壊プロセスが必要です。PCの場合、ハードディスク（HDD）やSSDを強力な磁気で破壊する「磁気消去」や、専用のソフトを用いて無意味なデータを上書きする「論理消去」、あるいは物理的に穴を開けたり粉砕したりする「物理破壊」が行われます。

書類については、シュレッダーよりも機密性が高い「溶解処理」が推奨されます。これは、段ボール箱に封をしたまま製紙工場の大型パルパー（溶解釜）へ投入し、水と熱でドロドロに溶かしてリサイクルする方法です。開封せずに処理できるため、作業員の目に触れる心配がなく、名古屋近郊の企業でも広く採用されています。

不用品回収を依頼する際は、こうした専門的な処理フローを持っているかを確認しましょう。処理にかかる人件費や運搬費を含めた総額のレンジは、量や作業環境によりますが、小規模オフィスで数万円、大規模なオフィス移転に伴う大量処分であれば数十万円に達することもあります。

廃棄証明書の重要性と確認すべき内容

機密情報の処理が終わった後、企業が必ず受け取るべきなのが「廃棄証明書（データ消去証明書・溶解証明書）」です。これは、業者が責任を持って情報の抹消を完了させたことを公的に証明する書類です。

万が一、移転後に情報の流出が疑われた際、この証明書があれば、自社が適切なプロセスで処理を行ったという証拠になります。プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を取得している企業であれば、監査の際にも提示を求められる非常に重要な書類です。

証明書には、作業日、作業方法、対象物の個数や型番、作業完了時の写真などが記載されているかを確認しましょう。発行手数料は1通あたり数千円程度のレンジで発生することが多いですが、これを拒む業者や、発行に極端に時間がかかる業者は避けるのが無難です。愛知県内の信頼できる業者であれば、処理工程の透明性を確保するために、こうした書類の発行を標準サービスとして提供しています。

まとめ

名古屋でのオフィス移転は、溜まった機密情報を一掃する良い機会ですが、一歩間違えれば大きな経営リスクになります。不用品回収を単なる「ゴミの片付け」と考えず、PCや書類に含まれる情報の価値を正しく認識し、適切な消去手順と証明書の発行を徹底しましょう。

コストを抑えつつ安全性を高めるためには、引越し作業と機密情報の処理を一括で依頼できる、セキュリティ意識の高い業者を選ぶことが重要です。正しい知識を持って準備を進めることで、新オフィスでの業務を安心してスタートさせることができます。

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