オフィスを移転する際の機密書類の処分方法

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オフィスを移転するタイミングでは多くの場合不用品を処分する事になります。過去の売上関係の書類や古い見積書類、会議資料等々あろうかと思われます。

しかしその中には重要な機密書類が含まれるケースがありますので安易な廃棄方法は避けた方が無難です。

機密書類とは

機密書類とは社内で秘匿するべき文書や知的財産、外部には出せない書類を指します。また取引先より得た秘密情報、営業活動の中で得た個人情報等も含まれます。

これらの機密情報が記載された書類の廃棄が不適当であると、情報漏洩のリスクが発生する場合があります。企業が情報漏洩をすると、対外的な信用信頼を失うだけでなく、損害賠償などの訴訟に発展するケースも考えられます。機密書類を確実に廃棄しないと情報漏洩のリスクが発生するということを認識しておく必要があります。

機密書類の処分方法とは

まずよくあるのはシュレッダーです。シュレッダーでの裁断は手軽ですし、基本的に社内の人間が行いますので外注コストが発生しないというメリットはあります。一方デメリットとしては処理効率が良くはなく大量な書類を処分するとなると大変な手間と時間を要するという点です。

結果、長時間の作業によるシュレッダー音の騒音で電話の声がよく聞こえないとか外部的ストレスに繋がるケースもあります。あと裁断された紙ゴミが多く出るのも面倒な作業となってしまいます。

次に溶解処理という方法もあります。溶解処理とは、機密書類を専用の窯に入れて粉砕しながら溶かす処理のことです。メリットは社員に無駄な工数をかけずに、通常業務に支障をきたさないこと、そして確実に機密書類を廃棄できるという事です。

ただし、この処理は専門業者に依頼する必要があり、一定のコストが掛かることや都道府県の許可を得た信頼に値する業者を選定する工数が必要となることがデメリットになります。

信頼のおける認定業者に依頼するには

信頼できる業者を選ぶには、PマークやISOといった、情報セキュリティの認定を取得した業者を選ぶことが大切です。そして処理の過程をしっかりと開示しており、その過程にある不明な点を指摘した場合に明確に回答できるかどうかもポイントになります。

機密書類を処分する際は信頼できる業者に頼むのが無難と言えます。専門業者に依頼することで情報が漏洩するリスクをできるだけ下げることができます。オフィス移転をする際の重要なポイントのひとつと言えるでしょう。

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